Le processus de paiement des salaires et des cotisations sociales fait partie des facteurs pouvant affecter le fonctionnement d’une entreprise. Le travail peut, par exemple, ne pas être fait correctement quand les salariés ne sont pas payés à temps. L’entreprise peut être condamnée à régler des dommages et intérêts lorsqu’un salarié subit un désagrément à cause d’un retard de paiement des salaires. Pour éviter cela, il convient d’utiliser le bon logiciel de paie. Alors après vous donner nos conseils pour choisir l’ATS adéquat, voici 10 conseils que vous pouvez suivre pour trouver le meilleur logiciel de paie pour votre entreprise.
Conseil n°1 : Optez pour un logiciel de paie capable d’automatiser les tâches
Avant de choisir votre logiciel de paie, analysez les fonctionnalités qu’il offre. Vous devez opter pour un outil qui vous permet d’automatiser l’ensemble des processus après les avoir paramétrés. Cela vous évitera les erreurs qui pourraient se produire dans le traitement des nombreuses données à considérer pour la rémunération des salariés. Votre logiciel doit, à titre d’exemple, être capable de générer de manière automatique le journal des écritures de paie, les rappels de salaire, ou encore l’incidence SDN.
Conseil n°2 : Vérifiez si la gestion des fiches de paie est disponible
Le meilleur logiciel de paie est capable d’éditer en détail vos différents bulletins de paie. Il prendra en compte tous les éléments à considérer chaque mois, à savoir les congés payés, les heures supplémentaires ou encore les différentes primes. Un bon outil doit de même vous permettre de dématérialiser et d’archiver les bulletins de salaire. Il faut toutefois vérifier si ce processus est conforme à la loi sur la conservation des données.
Conseil n°3 : Choisissez un outil qui protège vos données
La sécurité de vos données est un paramètre à ne pas prendre à la légère, car des conséquences fâcheuses peuvent émaner d’une fuite de vos informations internes. Vous devez également protéger les données nominatives. Le logiciel de paie qu’il vous faut doit donc être correctement sécurisé. Il est conseillé d’opter pour un outil ouvert pour faciliter la récupération des données. Les sauvegardes doivent être continuelles.
Conseil n°4 : Privilégiez un logiciel de paie capable de personnaliser les rapports
Cette fonctionnalité additionnelle vous donne la possibilité de suivre tous les changements pouvant survenir au niveau du salaire de vos salariés. Grâce aux rapports personnalisables, vous aurez constamment une idée des embauches et des licenciements. Vous avez de même la possibilité de contrôler les heures de travail ainsi que les différents contrats de chacun de vos employés.
Conseil n°4 : Privilégiez un outil permettant d’exporter des données clés
Un bon logiciel de paie doit être en mesure de faire des exportations de données stratégiques. Vous devez avoir la possibilité d’exporter les contenus tels que les salaires nets, les charges salariales, les salaires bruts, les charges patronales, les temps de congés, les effectifs, les congés, ainsi que les tableaux de synthèse. L’exportation de ces informations aide les responsables de la société à savoir quel budget allouer à la paie les mois à venir ou encore comment gérer les heures additionnelles.
Conseil n°5 : Optez pour un outil doté d’un support réactif
Il peut arriver que vous ayez des préoccupations en ce qui concerne le fonctionnement de votre logiciel. Vous aurez de ce fait besoin d’un expert pour vous répondre. Pour cette raison, il est recommandé de choisir une solution avec un support réactif et joignable à tout instant, ainsi qu’un expert affecté à votre société. Certaines plateformes proposent des solutions semi-externalisées pour accompagner l’entreprise dans l’utilisation du logiciel. C’est alors à vous de prendre en charge l’insertion des éléments variables. Le prestataire se chargera de son côté de contrôler la paie et les déclarations sociales.
Conseil n°6 : Privilégiez un logiciel de paie automatisant vos déclarations sociales
Un bon logiciel de paie doit vous permettre également de rendre automatiques la création et l’envoi de vos déclarations. Cette fonctionnalité peut vous faire gagner un temps considérable dans votre processus. Vérifiez cependant que l’outil sélectionné garantit l’exactitude des déclarations à faire. Vous pourriez subir un redressement pour des erreurs dans votre système de paiement. Vous devez donc veiller à ce que votre logiciel dispose d’un paramétrage de qualité au niveau des éléments de paie, mais aussi au niveau des cotisations sociales. Lorsque cela est fait, vous n’aurez qu’à payer les montants correspondants par télépaiement.
Conseil n°7 : Sélectionnez une solution évolutive
Toute entreprise est appelée à évoluer dans le temps. Quand c’est le cas, certains changements peuvent impacter le fonctionnement de l’entreprise, voire le processus de paie. Il vous faut en conséquence choisir un logiciel capable de s’adapter aux changements. Il doit pouvoir gérer, par exemple, la venue de nouveaux salariés en même temps que l’entreprise s’accroît.
Conseil n°8 : Préférez un outil à la pointe de la technologie
Pour que votre outil fonctionne durablement sans présenter de bugs, vous devez choisir une solution infrangible. Cela signifie que cet outil doit être à jour en ce qui concerne la technologie et l’innovation. La société qui le propose doit par ailleurs assurer sa mise à jour en permanence, ainsi que son amélioration continuelle.
Conseil n°9 : Optez pour un logiciel de paie facile à utiliser
Il ne sert à rien d’avoir un outil performant, et d’être incapable de l’utiliser. Cela devient improductif si vous perdez du temps pour faire les tâches auxquelles il est destiné. Une bonne solution de gestion de paie doit être simple et facile à utiliser. Elle doit aussi vous faire gagner du temps. Le mieux est donc de choisir un logiciel avec une interface intuitive et claire. Cela vous permet de rendre plus rapide le traitement de la paie au sein de votre entreprise.