Le logiciel de recrutement ou ATS (Applicant Tracking System) est un outil qui permet aux entreprises de mieux gérer leurs processus de recrutement. Il contribue à l’analyse des CV, à l’organisation des entretiens, l’affichage des statistiques. Il participe même à la construction de l’image de marque de la société. Son choix ne doit pas se faire au hasard. Voici 10 conseils pour choisir l’ATS adéquat.
Alors que nous vous expliquions dans un article précédent comment créer une société, aujourd’hui nous nous attaquons à un sujet tout aussi important lorsqu’on envisage d’agrandir ses équipes : quel logiciel RH allons-nous utiliser.
Conseil n°1 : Pour orienter vos recherches d’ATS, tenez compte de vos difficultés de recrutement
Nous entendons par difficultés, les étapes de votre processus de recrutement qui vous semblent pénibles ou chronophages. Il peut s’agir de :
- l’impossibilité de trouver des candidats,
- la longue durée du traitement des candidatures entrantes,
- le grand nombre de recrutements à effectuer de manière analogique, etc.
En identifiant vos difficultés de manière claire et précise, vous pourrez avoir une idée concise de ce que vous cherchez. Les logiciels de recrutement proposent différentes solutions pour remédier à différentes difficultés. Vous pourrez alors vous baser sur vos problèmes pour choisir celui qui vous propose les fonctionnalités capables d’améliorer votre travail de recrutement.
Conseil n°2 : Analysez votre méthodologie de recrutement
Votre processus de recrutement ne peut pas être mauvais sur toute la ligne. Il y a certainement quelques aspects positifs que vous aimeriez conserver dans votre méthodologie de recrutement. Vous avez peut-être des données très sensibles que vous n’aimeriez pas retrouver en ligne, et pour cela, vous préférez ne pas travailler avec un logiciel en ligne. Listez tout ce que vous souhaitez conserver au niveau de votre processus et faites-en part à vos conseillers. Ils pourront vous proposer les solutions adaptées à vos contraintes.
Conseil n°3 : Privilégiez un ATS collaboratif
De nombreuses sociétés optent pour le recrutement collaboratif parce qu’il permet de détecter les meilleurs profils de candidats. Dans cette perspective, il est plus judicieux de choisir un logiciel de recrutement collaboratif donnant un accès spécifique à l’ensemble de vos managers. Cela vous offre la possibilité d’insérer les retours de ces derniers dans vos processus. Cette option simplifie également les échanges internes sur les candidatures reçues.
Conseil n°3 : Considérez les fonctionnalités supplémentaires de l’ATS
Les fonctionnalités additives sont celles qui ne sont pas forcément importantes pour le fonctionnement de l’ATS, mais qui sont quand même utiles. Il peut s’agir par exemple de formations donnant la possibilité de maîtriser l’outil, d’un centre d’aide régulièrement mis à jour ou de ressources pour développer vos projets. Un centre d’aide en ligne réactif vous permet par exemple de bénéficier rapidement d’une aide et de conseils en cas de dysfonctionnement de votre ATS.
Conseil n°4 : Choisissez votre ATS en fonction de votre budget
Le budget constitue aussi un facteur qui peut vous aider à choisir le bon logiciel de recrutement. Vous devez savoir le montant maximum que votre entreprise est en mesure de dépenser pour acquérir son ATS. Dès que vous définissez votre budget, vous pouvez prendre en compte certaines caractéristiques pour faire votre choix parmi les offres disponibles. Parmi ces éléments, il y a le nombre de recrutements actifs par mois, le nombre de CV enregistrés, le nombre d’offres diffusées et le nombre de collaborateurs inclus dans l’outil. C’est en fonction de vos besoins sur ces points que vous pourrez ensuite sélectionner l’offre la moins chère.
Conseil n°5 : Tenez compte des sites de diffusion des offres de recrutement
Certains logiciels proposent une multidiffusion des offres d’emploi. Vous avez ainsi la possibilité de publier les offres sur des centaines de sites. Il faut cependant prendre en compte la qualité de ces sites. Certains d’entre eux sont inexistants ou ne sont pas visités par les candidats. Le bon logiciel de recrutement doit vous permettre de diffuser vos offres sur des sites fonctionnels et utilisés par vos candidats. Vérifiez également si l’outil est capable ensuite de centraliser les candidatures reçues de part et d’autre.
Conseil n°6 : Optez pour un logiciel de recrutement complet
Un logiciel de recrutement performant propose aussi une fonctionnalité pour créer et gérer un vivier de candidats. Les entreprises reçoivent en effet souvent des candidatures spontanées, surqualifiées ou des candidatures avec des prétentions salariales très élevées. Ce sont généralement des données que les sociétés conservent pour contacter de tels candidats en cas de besoin. Vous devez donc aussi privilégier un ATS qui vous permet de créer et de gérer une base pour de telles candidatures. Vous pouvez alors conserver ces dossiers sans problème et appeler ces candidats quand vous le voulez. Vous réduirez ainsi les coûts et les délais de recrutement.
Conseil n°7 : Vérifiez si la gestion des données est conforme au RGPD 👩🏻⚖️
Le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) est une loi qui régit la collecte et l’utilisation des données. Il est en vigueur depuis mai 2018. Cette loi impose certaines obligations aux entreprises en ce qui concerne la gestion des données des candidats. Par exemple, une société ne peut conserver ces données que durant une période de deux ans maximum. Certains logiciels ATS tiennent compte de ce paramètre et vous offrent la possibilité d’envoyer des rappels aux candidats pour qu’ils mettent à jour leurs candidatures. S’ils ne le font pas, vous pouvez toujours anonymiser leur dossier afin de conserver les données.
Conseil n°8 : Optez pour un logiciel de recrutement avec une interface intuitive
Il est aussi important que votre logiciel de recrutement ou ATS vous fasse gagner du temps lorsque vous travaillez dessus. Le confort d’utilisation est à cet effet très important. Vous devez alors opter pour un ATS qui vous permet d’atteindre votre objectif en seulement quelques clics. Lorsqu’un logiciel est simple, facile et rapide à utiliser, vous prendrez du plaisir à l’utiliser et vous pourrez faire votre recrutement de manière plus efficace.
Conseil n°9 : Considérez les références clients
Avant de choisir votre ATS, pensez également à considérer les références clients de la société qui vous le propose. Passez de même en revue ses références clients pour voir si ses autres clients ont le même profil que vous. Vous pourrez ainsi mieux évaluer l’outil qui vous est proposé. Vérifiez de même depuis combien de temps la société est sur le marché. Scrutez son site web et ses réseaux sociaux pour faire une idée sur ses compétences. Analyser aussi sa situation financière et sa stabilité sur ce plan.
C’était donc nos 9 et non pas 10 conseils pour trouver le logiciel de recrutement idéal pour votre organisation. Les enjeux en matière de ressources humaines et notamment de recrutement étant de plus en plus grands, nous prévoyons d’autres articles sur le sujet !